!!! Si vous occupez des travailleurs pour lesquels vous recevez une subvention APE, la Direction de l’Emploi Non Marchand vous invite à prendre connaissance des informations suivantes !!!
I. Avant-propos :
Comme vous le savez, maintenant, le Forem paie la subvention APE annuelle de façon forfaitaire en 4 tranches, vous n’avez donc plus le détail des subventions par travailleur sous contrat APE.
Suite aux divers retours des employeurs qui utilisent SICE pour justifier leur subvention emploi, afin de faciliter leur encodage, une modification dans l'application a été implémentée.
Dès lors, pour référencer le montant de ce cofinancement de subvention APE dans SICE lors de la justification des subventions à l’emploi (2ème collecte annuelle), vous avez désormais deux options d'encodage, à savoir :
- Option 1) Vous encodez le montant forfaitaire annuel reçu par votre asbl dans l’onglet Autres dépenses admissibles et vous n’encodez pas des montants de subvention APE au niveau des contrats des travailleurs APE. Cette méthode (ci-après expliquée plus en détail) est celle prévue par cette modification récente de l'application SICE ;
- Option 2) Vous calculez vous-même le montant du cofinancement APE par contrat et vous l’encodez dans chaque contrat. Cette méthode (ci-après expliquée plus en détail) est celle utilisée les années précédentes, mais que vous pouvez toujours utiliser pour votre propre confort.
Il est cependant à noter que l’option N° 2 est l'option recommandée lorsque vous avez plusieurs agréments dans le cadre du décret sur le subventionnement à l’emploi de 2008. Si vous souhaitez utiliser l’option N° 2 et que vous éprouvez des difficultés pour établir le montant du cofinancement APE par contrat, un calculateur Excel est à votre disposition en téléchargement en haut de cette actualité. Les montants calculés sont identiques quelle que soit l’option choisie.
IMPORTANT : il faut choisir l’une ou l’autre option. Vous ne devez surtout pas appliquer les deux méthodes en encodant en même temps le montant forfaitaire et les montants dans les contrats APE ... puisque, si vous le faites, ceci aura une incidence négative sur votre assiette de justification financière globale en multipliant par deux le montant du cofinancement APE (et donc augmente un risque de trop-perçu à rembourser par votre association au Ministère de la FWB) !
!!! ATTENTION : peu importe l’option que vous choisissez, vous devez toujours (comme chaque année) identifier les contrats qui bénéficient d'une subvention APE. Ceci se fait, comme vous le savez sûrement déjà, dans le détail du contrat, concrètement dans l'onglet Données du contrat, voir capture d’écran ci-dessous :
II. Description des processus d'encodage
Ci-dessous ce que vous devez faire dans SICE concrètement pour chacun des ces 2 options :
Option 1) Dans la section Mon dossier employeur, à l'onglet Autres dépenses admissibles, dans le bloc de données intitulé Charges admissibles 2023 non ventilés (montants annuels globaux pour l'organisme), vous encodez le montant global de la subvention APE perçue pour l'ensemble des contrats des travailleurs repris exclusivement dans votre liste du personnel. Voici un exemple :
MAIS vous veillerez alors à ne référencer aucun montant de subvention APE, dans chacun des contrats des travailleurs concernés par une telle subvention APE à la variable (justement) intitulée Montant annuel cumulé des autres sources de financement pour ce contrat HORS cofinancement APE. De cette façon, la répartition de ce montant de subvention APE par contrat se réalisera automatiquement et vous pourrez le vérifier dans le document de simulation/justification produit depuis SICE (accessible depuis l'onglet Déclarations de votre dossier employeur).
Si vous choisissez cette option vous devrez donc :
- Signaler la subvention APE dans les contrats des travailleurs concernés (voir ci-dessus) ;
- Encoder/comptabiliser un montant de "0" euros dans les contrats des travailleurs concernés par une Subvention APE : pour ce faire, il faut aller au Détail du contrat du travailleur, dans l'onglet Données du justification, au niveau du bloc de données intitulé Sources de financement - autre(s) que celle(s) octroyée(s) par la FWB, voir capture d’écran ci-dessous :
Vous encoderez, soit, si c'est le seul cofinancement du contrat, "0" euros soit, si d'autres subventions viennent compléter le financement de ce contrat, le montant global de ces cofinancements en ne comptabilisant pas celui de la Subvention APE.
Option 2) Vous entrez dans les contrats des travailleurs APE depuis la Liste du personnel et dans l'onglet Données de justification au niveau du bloc Données financières, vous y encodez le montant du cofinancement APE que vous avez préalablement calculé pour le contrat visé dans le champ Montant annuel cumulé des autres sources de financement pour ce contrat HORS cofinancement APE. Ne tenez alors, évidemment, pas compte de l'intitulé de cette dernière variable...
Si vous choisissez cette option vous devrez donc :
- Signaler la subvention APE dans les contrats des travailleurs concernés (voir ci-dessus) ;
- Calculer et encoder vous-mêmes le montant en euros dans chacun des contrats des travailleurs concernés par une telle Subvention APE : pour ce faire, pour tous les contrats de vos travailleurs APE, à l'écran Détail du contrat du travailleur, dans l'onglet Données du justification, au niveau du bloc de données intitulé Sources de financement - autre(s) que celle(s) octroyée(s) par la FWB, vous encodez :
- soit, si c'est le seul cofinancement du contrat, le montant en euros de la subvention APE pour ce contrat dans le champ de la variable Montant annuel cumulé des autres sources de financement pour ce contrat HORS cofinancement APE ;
- soit, si d'autres subventions viennent compléter le financement de ce contrat, le montant global de ces cofinancements en comptabilisant bien celui de la Subvention APE dans le champ de la variable Montant annuel cumulé des autres sources de financement pour ce contrat HORS cofinancement APE.
L'équipe DENM.